未来のワークスタイル 集中すべきこと
未来のワークスタイル
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集中すべきこと
業績が下降傾向にある創業四年目になる会社の相談を受けて、
同社のスタッフ達の仕事ぶりを拝見した時のことです。

相談された経営者の話によると、
社内の雰囲気は以前と変わらず活気があるとのことです。

しかし、何か歯車が狂っている感じがするとおっしゃるので、
とにかく一日朝から晩まで、
仕事の邪魔にならない程度の質問をさせて頂く了承を得た上で、
スタッフ達の仕事ぶりを拝見することにしました。


あるセクションのフロアの朝礼で三分だけ時間を頂き、
そこにおられる総勢三十名ほどの中から
アトランダムに数名に質問をさせて頂きました。

させて頂いた質問は、シンプルです。


「今日あなたが得たい結果と、そのための行動計画は?」


質問できた人数は七名、この質問に即答できたのは二名でした。

そして朝礼が終わり、各員デスクに一旦戻ります。


先の一日のゴールと計画が明確な二名は、
デスクに戻るやいなや、計画実行に取りかかりました。

他にも数名そのような動きをする人がいましたが、
大方の人が最初に取った行動は、
メーラーを開いて届いたメールを確認する作業でした。


この行動を取った人のうち、最も長くメールチェックをしていた人は、
約一時間半メール業務を続け、
その後その日の自分の取るべき動きを確認する作業に入りました。


多くの会社で、
今ではメール確認という作業は、仕事に必須になっていると思います。

先の二人の人に、一日の仕事が終わってから、
「朝一にメールを確認せずに作業に入られたが支障はなかったか」
と、お尋ねしたところ、
その日は10分だけ早く出社し、
緊急の用件がないか確認したので、問題はないとのことでした。


皆さんは、一日の仕事で、
メールに関わる仕事時間をどれくらい当てていらっしゃるでしょう。

もし一日に8時間仕事されているとして、
仮に毎日一時間半メールにかかっているとしたら、
一週間五日のオンデーのほぼ丸一日をメールに費やしていることになります。

ということは、一週間で四日間だけ、
自分の目標達成の計画に携わっているということです。

相談を受けた会社の場合、
確かにスタッフ達は明るく前向きに仕事に向かっておられましたが、
四年目になれば、固定客もある程度つきますし、
社内連携も定まった習慣ができていますので、実働時間がそれにとられ、
実際に社の目的に向かう実働時間が少なくなっていることがわかりました。

実働時間が少なくなることで、最も影響が出ていたのが、
営業部門の新たな顧客開拓にかける時間の減少でした。

これは、営業部門だけで解決できることではなく、
社内全体で解決しなければならないので、
各セクションのリーダーの現状報告をふまえて、
社全体で、スタッフの業務時間の有効活用の改革がなされました。


メールだけでなく、いろんな計画実行を少なくさせる要因で、
上述のように自分が担う仕事にかける時間が少なくなっている、
これが創業四年目を迎えるこの会社が、
業績下降傾向にある原因の大きな要因の一つだったわけです。


皆さんも、一日の仕事が始まる時点で、その日に得たい結果が明確になっていて、
そのための行動計画が明らかにしておく
必要があります。

一日の計画が明らかだからこそ、
どの用事を優先させて、どんな用件が仕事を止めることになるかも判断できるのです。


ちなみに、メールに大切な仕事時間を削られないために、
最低限、次のことは心得ておきましょう。


重要な人、計画に関連したメールから目を通し、
 緊急に対応する必要があるものに対応する。

計画に関係のないメールは削除するか、もしくは別のフォルダーに移動させる。

一日に二、三回メール受信ボックスを確認するが、
 それ以外はメールソフトを閉じておく。

一日の終わりには、必ず受信ボックスを空にする。



絶対にこうしなければならないとは言いませんが、
以上を習慣にすれば、
少なくとも、メールに取られる時間は最小限におさえられるでしょう。


とても基本的なことですが、案外皆さんも知らぬ間に、
メールに仕事時間をコントロールされるような仕事運びになっているかもしれません。

ご注意下さい。



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